Delegacja wynajętym autem. Jak się przygotować?
Planując delegację wynajętym autem, trzeba odpowiednio się przygotować. Sprawi to, że pracownicy będą zabezpieczeni na wypadek nieprzewidzianych zdarzeń, a podróż komfortowa. W tym artykule podpowiemy, na jakie kwestie warto zwrócić uwagę podczas organizowania delegacji wynajętym samochodem, aby przebiegła ona bez problemu i była satysfakcjonująca.
Na czym polega delegacja?
Zacznijmy od początku, czyli wyjaśnienia, czym jest delegacja. Definiuje to Kodeks Pracy, który podaje, że delegacja pracownika to „zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy”. Pracodawca powinien zapewnić oddelegowanemu pracownikowi pojazd lub środek transportu niezbędny do tego, aby dotarł do celu. Tu warto od razu podkreślić, że rozróżniamy dwa rodzaje delegacji: delegacja krajowa, czyli na terenie Polski oraz delegacja zagraniczna, czyli wiążąca się z koniecznością opuszczenia granic kraju – bez znaczenia, jak daleko.
A czym jest podróż służbowa? To również taki sam zakres działań, ale tutaj pracownik samodzielnie udaje się w podróż, zaś pracodawca zwraca mu wszelkie koszty związane z dojazdem na zaplanowane miejsce.
Tak więc odpowiadając szerzej na pytanie „co to jest delegacja”, można stwierdzić, że jest to podróż służbowa z zapewnionym środkiem transportu i pokrytymi kosztami. A ponieważ firmy chcą mieć pewność, że wysłani przez nich pracownicy dotrą na miejsce we właściwym czasie i bezpiecznie, często spotykaną praktyką jest delegacja wypożyczonym samochodem.
Jaki samochód będzie potrzeby do delegacji?
O tym, jakie auto będzie potrzebne na delegację, każda firma musi zadecydować samodzielnie. Należy przede wszystkim wziąć pod uwagę liczbę osób, które się w nią udają oraz charakter podróży. Na przykład, jeśli praca w delegacji będzie wymagała dłuższej jazdy po terenie miejskim, wówczas nie będzie potrzebny duży samochód. Można wybrać auto miejskie lub osobowe. Jeśli zaś delegacja służbowa ma na celu spotkanie z kontrahentem, na którym chce się wywrzeć korzystne wrażenie, dobrze wówczas pojawić się na nim w samochodzie z segmentu Premium.
Dlatego pierwszym kryterium będzie znalezienie wypożyczalni oferującej szeroki wybór pojazdów – im więcej ich w ofercie, tym większa szansa, że znajdzie się optymalnie dopasowany do potrzeb. Delegacja wynajętym autem wymaga często dłuższej jazdy – na przykład w inny rejon Polski – dlatego dobrze zadbać o to, aby na pokładzie wybranego modelu znalazły się wspomagające podróż dodatki, jak nawigacja GPS. Ponadto trzeba mieć gwarancję, że samochód będzie całkowicie sprawny i delegacja pracowników dotrze na czas w wyznaczone miejsce.
Na co zwracać uwagę przy wynajmie samochodów?
Niezależnie od tego, na jakim dystansie będzie odbywać się delegacja wypożyczonym samochodem, ubezpieczenie musi być wykupione. Wiele wypożyczalni oprócz obowiązkowego OC oferuje także dodatkowe jak AC, NNW czy Assistance. Czy naprawdę będą one potrzebne? Cóż, na pewno warto je rozważyć w wielu sytuacjach. Na przykład, jeśli delegacja samochodem służbowym obejmuje duży dystans, np. z Polski do któregoś z krajów UE, ubezpieczenie Assistance będzie pomocne w przypadku stłuczki i awarii, ponieważ pozwoli na uzyskanie samochodu zastępczego, którym będzie można kontynuować jazdę. W zależności od ubezpieczenia Assistance można także oczekiwać zapewnienia hotelu lub innego miejsca na nocleg do czasu dostarczenia takiego auta.
Kolejną rzeczą, którą należy mieć na uwadze, decydując się na wypożyczenie samochodu służbowego, jest sama umowa wynajmu. Powinna ona zawierać precyzyjne określone zasady oraz warunki korzystania z pojazdu. Istotne są zwłaszcza zapiski mówiące o możliwości wyliczenia opłat dodatkowych oraz ich lista. Dzięki temu ma się pewność uczciwego wynajmu na jasnych zasadach i tego, że delegacja wynajętym autem nie będzie skutkowała niespodziewanymi, przykrymi opłatami.
Gdzie najlepiej wynająć samochód w celach delegacji?
Nie musisz przeglądać dziesiątek stron z ofertami wypożyczalni samochód. Jeśli chcesz mieć pewność, że znajdziesz dokładnie takie auto, jakie jest potrzebne do Twojej firmy, sprawdź ofertę Wypożyczamy. Oferujemy wynajem samochodów z różnych klas oraz z możliwością dobrania do każdego wyposażenia dodatkowego, które będzie perfekcyjnie odpowiadać potrzebom nie tylko firmy, ale również indywidualnym preferencjom każdego pracownika.
Dzięki nam każda delegacja wypożyczonym samochodem będzie zawsze przyjemnym doświadczeniem. Ponadto naszą zaletą są także bardzo przystępne ceny. Przekonaj się o tym i zapoznaj z ofertą już dzisiaj!
